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RE: Gestão da Documentação Governamental

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RE: #Explicações gerais
Resposta
29/11/12 18:18 em resposta a João Batista Cavalcanti Batista Cavalcanti.
Oi João, Colei a seguir informações sobre a SBGC.

Fundada em 2001, a SBGC – Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento é uma “Organização da Sociedade Civil de Interesse Público” (OSCIP), cujo objetivo é estimular a Gestão do Conhecimento no Brasil. Com esse fim, a instituição reúne profissionais e organizações em um grande fórum de discussão sobre os temas como: inovação e aprendizagem organizacional, colaboração e redes de valor, inteligência competitiva e de negócios, gestão de capital intelectual, economia criativa e trabalho, dentre outros de relevância para a Gestão do Conhecimento.

Até o momento, a SBGC congrega 26.000 membros cadastrados, sendo mais de 5 mil empresas nacionais.

Atualmente a SBGC conta com uma unidade nacional em São Paulo e cinco regionais nos estados de Rio Grande do Sul, Rio de Janeiro, Paraná, Pará e no Distrito Federal. Entre as suas principais ações está a realização anual do Congresso Brasileiro de Gestão do Conhecimento (KM Brasil), o qual congrega os setores acadêmico, público, privado e terceiro setor em torno debates sobre diversos assuntos de interesse estratégico.

Pesquisadores como Ikujiro Nonaka (Japão), Tomas Davenport (EUA) e Karl Sveiby (Suécia) contribuíram com muitos dos conceitos que hoje são a base da Gestão do Conhecimento (Knowledge Management). O sistema ganhou grande impulso, a partir dos anos 90, com a crescente importância do conhecimento como recurso estratégico para a geração de valor agregado a produtos, serviços e processos. Hoje, sua disseminação em empresas brasileiras é fundamental para o desenvolvimento e para a competitividade do País. Entre os benefícios das boas práticas de Gestão do Conhecimento estão: ganhos de produtividade, maior capacidade de inovação, maior agilidade, eficiência, lucratividade, competitividade e sustentabilidade.

Aproveito para divulgar a Oficina sobre Construção de Metodologias Participativas, a realizar-se nos dias 5 e 6 de dezembro.
http://www.sbgc.org.br/sbgc/evento/sbgc-educ/oficina-construcao-metodologias-participativas
Abraços,
Neide

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
29/11/12 18:40 em resposta a Maria Izabel Pereira Braz.
Helder,

De maneira geral, concordo com as etapas de implantação do programa. Incluiria, apenas, a busca de parceria das agencias governamentais especializadas em Gestão Documental (Conselho Nacional de Arquivos, Arquivo Nacional, IBICT) e ainda a inclusão de programas de capacitação dos servidores públicos, não incluída. A situação deplorável dos acervos documentais das instituições públicas, na maioria dos casos, não decorre da falta de política, mas de priorização (inclusive orçamentariamente) e da capacitação técnica e gerencial dos agentes para a importância dos documentos gerados pelos órgãos públicos no exercício das suas atividades para a preservação da memória da sociedade e para organização do Estado.
Continuo discordando da abordagem exclusiva ao Executivo Federal.
Cordialmente,
Neide

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
29/11/12 18:55 em resposta a Neide De Sordi.
Pessoal,
Enviei um e.mail ao presidente do Conselho Nacional de Arquivos para participar desse fórum.
Att.
Neide De Sordi

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
30/11/12 16:50 em resposta a Neide De Sordi.
Neide e demais colegas deste tópico
Estou achando excelente a discussão desenvolvida, especialmente com a participação de especialistas!!!
Fiz alguns ajustes no texto dos três primeiros itens, buscando integrar os comentários feitos até o momento.
Vejam o que vcs acham. Dei destaque em cores aos trechos alterados.
Abraços,

1) Que compromisso deve ser assumido pelo Brasil no plano de ação da OGP?
Instituir e implantar a Política de Gestão Documental no âmbito da esfera federal do Poder Executivo, com a criação, fortalecimento e modernização das estruturas de arquivo público, por meio de infraestrutura material, tecnológica e de recursos humanos habilitados (arquivistas), com capacitação contínua, de maneira que tenham participação permanente na produção e manutenção de banco de dados e demais documentos.
Expandir a abrangência da política para as demais esferas de governo e demais poderes.

2) Qual o objetivo desse compromisso? Quais os resultados esperados?
Consolidar a implementação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, já regulamentado pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, de modo elevar o patamar da gestão da informação dos órgãos do Governo Federal à condição de processo de trabalho estruturado, em condições controladas de gestão. A sistematização da informação é condição de existência à consolidação das políticas de governança e transparência governamentais, como a Lei de Acesso à Informação, por meio do ganho de confiabilidade das informações, bem como à otimização de recursos nos diversos órgãos do Executivo Federal por meio da circulação de maior quantidade de informação processual por meios digitais.
3) Para efetivar esse compromisso, quais atividades podem ser realizadas pelo Governo Federal?
- Constituir uma Comissão Interministerial
- Realizar levantamento de iniciativas e boas práticas em âmbito nacional (três poderes e esferas de governo) por meio de parcerias com as agencias governamentais especializadas em gestão documental (Conselho Nacional de Arquivos, Arquivo Nacional, IBICT)
- Elaborar (ou aperfeiçoar?) rol de requisitos legais e funcionais necessários ao desenvolvimento do SIGA e demais ferramentas e ativos de processo atinentes à gestão documental
- Pesquisar soluções e potenciais fornecedores existentes no mercado
- Definir modalidade de contratação de fornecedores para os serviços necessários
- Elaborar termo de referência para contratação dos serviços
- Elaborar plano de desenvolvimento do sistema
- Definir órgãos/unidades piloto para implantação
- Monitorar e avaliar os resultados da implementação piloto
- Realizar os ajustes necessários
- Elaborar plano de implantação geral no âmbito do Governo Federal, com ênfase em treinamento e desenvolvimento dos servidores
- Elaborar plano de comunicação para difusão da nova política de gestão documental à população e órgãos das esferas estadual e municipal, bem como dos poderes legislativo e judiciário
- Executar o plano de implantação geral
- Executar o plano de comunicação
- Monitorar e avaliar os resultados da implantação geral


Neide De Sordi:
Helder,

De maneira geral, concordo com as etapas de implantação do programa. Incluiria, apenas, a busca de parceria das agencias governamentais especializadas em Gestão Documental (Conselho Nacional de Arquivos, Arquivo Nacional, IBICT) e ainda a inclusão de programas de capacitação dos servidores públicos, não incluída. A situação deplorável dos acervos documentais das instituições públicas, na maioria dos casos, não decorre da falta de política, mas de priorização (inclusive orçamentariamente) e da capacitação técnica e gerencial dos agentes para a importância dos documentos gerados pelos órgãos públicos no exercício das suas atividades para a preservação da memória da sociedade e para organização do Estado.
Continuo discordando da abordagem exclusiva ao Executivo Federal.
Cordialmente,
Neide

RE: #Explicações gerais
Resposta
30/11/12 16:51 em resposta a Neide De Sordi.
Neide, muito obrigado pelas informações sobre a SBGC.
Abraços,

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
30/11/12 18:34 em resposta a JOÃO CARLOS CHRISTOFF.
João,

Concordo com vc sobre a necessidade de se criar um Sistema Municipal de Arquivos, no muncípio de Limoeiro - Pernambuco onde resido há 50 anos, não existe um Sistema Municipal de Arquivos, e muito menos um Museu Municipal para preservar a memória da cidade, a LAI para poder ser implementada em cada município precisa de um Sistema Municipal de Arquivos eficiente em cada município.
Att,
João Batista

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
02/12/12 07:25 em resposta a Helder Alves.
Olá,

Acredito que agora está completa e atende a necessidade em todas as esferas.

Legal!!!!!!!!!!!!!!!!





l
Helder Alves:
Neide e demais colegas deste tópico
Estou achando excelente a discussão desenvolvida, especialmente com a participação de especialistas!!!
Fiz alguns ajustes no texto dos três primeiros itens, buscando integrar os comentários feitos até o momento.
Vejam o que vcs acham. Dei destaque em cores aos trechos alterados.
Abraços,

1) Que compromisso deve ser assumido pelo Brasil no plano de ação da OGP?
Instituir e implantar a Política de Gestão Documental no âmbito da esfera federal do Poder Executivo, com a criação, fortalecimento e modernização das estruturas de arquivo público, por meio de infraestrutura material, tecnológica e de recursos humanos habilitados (arquivistas), com capacitação contínua, de maneira que tenham participação permanente na produção e manutenção de banco de dados e demais documentos.
Expandir a abrangência da política para as demais esferas de governo e demais poderes.

2) Qual o objetivo desse compromisso? Quais os resultados esperados?
Consolidar a implementação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, já regulamentado pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, de modo elevar o patamar da gestão da informação dos órgãos do Governo Federal à condição de processo de trabalho estruturado, em condições controladas de gestão. A sistematização da informação é condição de existência à consolidação das políticas de governança e transparência governamentais, como a Lei de Acesso à Informação, por meio do ganho de confiabilidade das informações, bem como à otimização de recursos nos diversos órgãos do Executivo Federal por meio da circulação de maior quantidade de informação processual por meios digitais.
3) Para efetivar esse compromisso, quais atividades podem ser realizadas pelo Governo Federal?
- Constituir uma Comissão Interministerial
- Realizar levantamento de iniciativas e boas práticas em âmbito nacional (três poderes e esferas de governo) por meio de parcerias com as agencias governamentais especializadas em gestão documental (Conselho Nacional de Arquivos, Arquivo Nacional, IBICT)
- Elaborar (ou aperfeiçoar?) rol de requisitos legais e funcionais necessários ao desenvolvimento do SIGA e demais ferramentas e ativos de processo atinentes à gestão documental
- Pesquisar soluções e potenciais fornecedores existentes no mercado
- Definir modalidade de contratação de fornecedores para os serviços necessários
- Elaborar termo de referência para contratação dos serviços
- Elaborar plano de desenvolvimento do sistema
- Definir órgãos/unidades piloto para implantação
- Monitorar e avaliar os resultados da implementação piloto
- Realizar os ajustes necessários
- Elaborar plano de implantação geral no âmbito do Governo Federal, com ênfase em treinamento e desenvolvimento dos servidores
- Elaborar plano de comunicação para difusão da nova política de gestão documental à população e órgãos das esferas estadual e municipal, bem como dos poderes legislativo e judiciário
- Executar o plano de implantação geral
- Executar o plano de comunicação
- Monitorar e avaliar os resultados da implantação geral


Neide De Sordi:
Helder,

De maneira geral, concordo com as etapas de implantação do programa. Incluiria, apenas, a busca de parceria das agencias governamentais especializadas em Gestão Documental (Conselho Nacional de Arquivos, Arquivo Nacional, IBICT) e ainda a inclusão de programas de capacitação dos servidores públicos, não incluída. A situação deplorável dos acervos documentais das instituições públicas, na maioria dos casos, não decorre da falta de política, mas de priorização (inclusive orçamentariamente) e da capacitação técnica e gerencial dos agentes para a importância dos documentos gerados pelos órgãos públicos no exercício das suas atividades para a preservação da memória da sociedade e para organização do Estado.
Continuo discordando da abordagem exclusiva ao Executivo Federal.
Cordialmente,
Neide

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
02/12/12 13:01 em resposta a Maria Izabel Pereira Braz.
Helder e demais participantes do Fórum,

Vou tentar contribuir para a resposta às questões dentro de um aspecto mais amplo, menos técnico.
Continuo discordando da criação, fortalecimento e modernização das estruturas exclusivamente dos arquivos públicos. O fortalecimento deve ser também da unidade de gestão documental existente ou a ser criada nas organizações públicas. Como escrevi, nos arquivos públicos ficam os documentos que já cumpriram a sua finalidade.

A consulta a um processo de aposentadoria em tramitação há 10 anos no INSS não é feita no arquivo público, mas nos arquivos correntes da autarquia.
Gestão documental é mais que documento classificado como de guarda permanente que já cumpriu a sua finalidade e foi transferido ao arquivo público.


]1) Que compromisso deve ser assumido pelo Brasil no plano de ação da OGP?
Implantar a Política de Gestão Documental, com a criação, fortalecimento e modernização das estruturas de gestão documental das instituições e dos arquivos públicos, por meio de infraestrutura material, tecnológica e de recursos humanos habilitados, de forma a garantir que as políticas e atividades dos governos federal, estadual e municipal, dos três poderes da União sejam documentadas adequadamente e disponibilizadas para acesso da sociedade.


2) Qual o objetivo desse compromisso? Consolidar a implementação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA e também dos arquivos da Administração Pública Estadual, Municipal e dos três poderes da União, de modo a elevar à gestão da informação da Pública à condição de atividade essencial para a consolidação das políticas governamentais de governança e transparência, como a Lei de Acesso à Informação.

Quais os resultados esperados?
• Garantir o cumprimento do que estabelece a CF 1988 em seu art. 216, § 2º – “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”;
• Garantir que as políticas e atividades do Estado sejam adequadamente documentadas;
• Garantir a melhor preservação, organização e guarda do patrimônio arquivístico do país (definido pela Unesco em 2 a 5% da massa documental produzida),
• Garantir que um menor número de documentos inúteis e transitórios sejam armazenados, acarretando a necessidade de construir ou alugar novos depósitos ou custos vultosos da guarda terceirizada de documentos.


3) Para efetivar esse compromisso, quais atividades podem ser realizadas pelo Governo Federal? (Não fiz proposição de alteraçaõ)
- Constituir uma Comissão Interministerial
- Realizar levantamento de iniciativas e boas práticas em âmbito nacional (três poderes e esferas de governo) por meio de parcerias com as agencias governamentais especializadas em gestão documental (Conselho Nacional de Arquivos, Arquivo Nacional, IBICT)
- Elaborar (ou aperfeiçoar?) rol de requisitos legais e funcionais necessários ao desenvolvimento do SIGA e demais ferramentas e ativos de processo atinentes à gestão documental
- Pesquisar soluções e potenciais fornecedores existentes no mercado
- Definir modalidade de contratação de fornecedores para os serviços necessários
- Elaborar termo de referência para contratação dos serviços
- Elaborar plano de desenvolvimento do sistema
- Definir órgãos/unidades piloto para implantação
- Monitorar e avaliar os resultados da implementação piloto
- Realizar os ajustes necessários
- Elaborar plano de implantação geral no âmbito do Governo Federal, com ênfase em treinamento e desenvolvimento dos servidores
- Elaborar plano de comunicação para difusão da nova política de gestão documental à população e órgãos das esferas estadual e municipal, bem como dos poderes legislativo e judiciário
- Executar o plano de implantação geral
- Executar o plano de comunicação
- Monitorar e avaliar os resultados da implantação geral


Infelizmente, as alterações coloridas perderam a cor ao colar aqui. Então, indico a seguri as justificativas das alterações:
Questão 1:
1) Para implantar a política ela tem que ser instituída. Para instituir tem que ter delegação de competência, então deixe apenas instituir e quem tem que fazê-lo que o faça.
(2) Arquivistas são importantes, mas também outros profissionais. A legislação já cuida dessas questões.
(3) Se a infraestrutura material, tecnológica e de recursos humanos habilitados está prevista, questões como definição da categoria profissional, da necessidade de capacitação permanente, de participação nas decisões são os meios para se atingir o fim. Essas questões podem ser detalhadas em um plano, mas não nessa pergunta para garantir a inclusão do tema no plano. O compromisso deve ser genérico. O importante é justificar a importância da inclusão da Gestão Documental para a efetividade da LAI. Além disso, não são os bancos de dados que devem ser priorizados, mas os sistemas de gestão da documentação, sistemas com workflow (fluxo de trabalho) e outras funcionalidades de suportes às atividades de gestão documental: captura, classificação, avaliação, destinação, eliminação, preservação permanente. Banco de Dados é uma forma de armazenamento e mais adequada aos documentos que não tramitam, que já cumpriram sua finalidade.

Questão 2:
(1) O SIGA não foi regulamentado pelo Conarq, mas previsto em Lei e regulamentado por Decreto.
(2) Simplifiquei a redação e inclui os resultados esperados.

Cordialmente,
Neide

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
03/12/12 03:20 em resposta a Neide De Sordi.
Olá, Neide e demais participantes!

As propostas de compromissos para a Parceria para Governo Aberto/OGP, devem "se referir a ações cuja implementação seja da competência do Poder Executivo Federal, de abrangência nacional.", conforme o Manual Diálogo Virtual, disponível em nossa biblioteca.

Nesse caso, vejo q sua proposta está de acordo com o escopo da OGP, tendo em vista q sua aplicação será no Poder Executivo Federal, seguindo as resoluções do CONARQ e legislação citada por ti.

Sendo assim, segue texto das 3 primeiras perguntas já respondidas por vc e Helder.

Lembrando que temos até 4ª feira agora, dia 05/12, ao meio dia para definirmos o texto desse compromisso.

abs
César de Lucca
mediador Desafio 1

1) Que compromisso deve ser assumido pelo Brasil no plano de ação da OGP?

Implantar a Política de Gestão Documental no Poder Executivo Federal, incluindo a criação, fortalecimento e modernização das estruturas de gestão documental e arquivos governamentais e públicos, por meio de infraestrutura material, tecnológica e de recursos humanos habilitados (arquivistas), com capacitação contínua, de maneira que tenham participação permanente na organização dos sistemas de gestão dos conteúdos, na preservação da documentação digital e disponibilização dos documentos sob sua guarda.


2) Qual o objetivo desse compromisso? Quais os resultados esperados?

Consolidar a implementação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, já regulamentado pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, de modo elevar o patamar da gestão da informação dos órgãos do Governo Federal à condição de processo de trabalho estruturado, em condições controladas de gestão. A sistematização da informação é condição de existência à consolidação das políticas de governança e transparência governamentais, como a Lei de Acesso à Informação, por meio do ganho de confiabilidade das informações, bem como à otimização de recursos nos diversos órgãos do Executivo Federal por meio da circulação de maior quantidade de informação processual por meios digitais.

3) Para efetivar esse compromisso, quais atividades podem ser realizadas pelo Governo Federal?

- Constituir uma Comissão Interministerial
- Realizar levantamento de iniciativas e boas práticas já existentes no âmbito do Executivo Federal
- Elaborar (ou aperfeiçoar?) rol de requisitos legais e funcionais necessários ao desenvolvimento do SIGA
- Pesquisar soluções e potenciais fornecedores existentes no mercado
- Definir modalidade de contratação de fornecedores para os serviços necessários
- Elaborar termo de referência para contratação dos serviços
- Elaborar plano de desenvolvimento do sistema
- Definir órgãos/unidades piloto para implantação
- Monitorar e avaliar os resultados da implementação piloto
- Realizar os ajustes necessários
- Elaborar plano de implantação geral no âmbito do Governo Federal
- Elaborar plano de comunicação para difusão da nova política de gestão documental à população
- Executar o planot de implantação geral
- Executar plano de comunicação

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
03/12/12 12:21 em resposta a César de Lucca.
Cesar, salvo engano a Neide já propôs nova redação para esses itens. Entendo que é na versão dela que devemos nos basear para concluir os itens 4 e 5. Correto?

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
03/12/12 17:53 em resposta a César de Lucca.
Cesar, estou entendendo que a última versão dos três primeiros itens é esta aqui, proposta pela Neide em sua última publicação.
Certo pessoal?

1) Que compromisso deve ser assumido pelo Brasil no plano de ação da OGP?
Implantar a Política de Gestão Documental, com a criação, fortalecimento e modernização das estruturas de gestão documental das instituições e dos arquivos públicos, por meio de infraestrutura material, tecnológica e de recursos humanos habilitados, de forma a garantir que as políticas e atividades dos governos federal, estadual e municipal, dos três poderes da União sejam documentadas adequadamente e disponibilizadas para acesso da sociedade.


2) Qual o objetivo desse compromisso?
Consolidar a implementação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA e também dos arquivos da Administração Pública Estadual, Municipal e dos três poderes da União, de modo a elevar à gestão da informação da Pública à condição de atividade essencial para a consolidação das políticas governamentais de governança e transparência, como a Lei de Acesso à Informação.

Quais os resultados esperados?
• Garantir o cumprimento do que estabelece a CF 1988 em seu art. 216, § 2º – “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”;
• Garantir que as políticas e atividades do Estado sejam adequadamente documentadas;
• Garantir a melhor preservação, organização e guarda do patrimônio arquivístico do país (definido pela Unesco em 2 a 5% da massa documental produzida),
• Garantir que um menor número de documentos inúteis e transitórios sejam armazenados, acarretando a necessidade de construir ou alugar novos depósitos ou custos vultosos da guarda terceirizada de documentos.

3) Para efetivar esse compromisso, quais atividades podem ser realizadas pelo Governo Federal?
- Constituir uma Comissão Interministerial
- Realizar levantamento de iniciativas e boas práticas em âmbito nacional (três poderes e esferas de governo) por meio de parcerias com as agencias governamentais especializadas em gestão documental (Conselho Nacional de Arquivos, Arquivo Nacional, IBICT)
- Revisar e aperfeiçoar o rol de requisitos legais e funcionais necessários ao desenvolvimento do SIGA e demais ferramentas e ativos de processo atinentes à gestão documental
- Pesquisar soluções e potenciais fornecedores existentes no mercado
- Definir modalidade de contratação de fornecedores para os serviços necessários
- Elaborar termo de referência para contratação dos serviços
- Elaborar plano de desenvolvimento do sistema
- Definir órgãos/unidades piloto para implantação
- Monitorar e avaliar os resultados da implementação piloto
- Realizar os ajustes necessários
- Elaborar plano de implantação geral no âmbito do Governo Federal, com ênfase em treinamento e desenvolvimento dos servidores
- Elaborar plano de comunicação para difusão da nova política de gestão documental à população e órgãos das esferas estadual e municipal, bem como dos poderes legislativo e judiciário
- Executar o plano de implantação geral
- Executar o plano de comunicação
- Monitorar e avaliar os resultados da implantação geral

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
03/12/12 20:14 em resposta a Helder Alves.
Olá, Helder, Neide e demais participantes!

A proposta está bem encaminhada e o único ponto que foge do escopo da OGP é que deve a ação "seja da competência do Poder Executivo Federal", conforme o Manual Diálogo Virtual.

Com essa mudança, o texto ficará assim:

1) Que compromisso deve ser assumido pelo Brasil no plano de ação da OGP?
Implantar a Política de Gestão Documental, com a criação, fortalecimento e modernização das estruturas de gestão documental das instituições e dos arquivos públicos, por meio de infraestrutura material, tecnológica e de recursos humanos habilitados, de forma a garantir que as políticas e atividades do Poder Executivo federal sejam documentadas adequadamente e disponibilizadas para acesso da sociedade.


2) Qual o objetivo desse compromisso?
Consolidar a implementação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA Poder Executivo federal, de modo a elevar à gestão da informação da Pública à condição de atividade essencial para a consolidação das políticas governamentais de governança e transparência, como a Lei de Acesso à Informação.

Quais os resultados esperados?
• Garantir o cumprimento do que estabelece a CF 1988 em seu art. 216, § 2º – “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”;
• Garantir que as políticas e atividades do Estado sejam adequadamente documentadas;
• Garantir a melhor preservação, organização e guarda do patrimônio arquivístico do país (definido pela Unesco em 2 a 5% da massa documental produzida),
• Garantir que um menor número de documentos inúteis e transitórios sejam armazenados, acarretando a necessidade de construir ou alugar novos depósitos ou custos vultosos da guarda terceirizada de documentos.

3) Para efetivar esse compromisso, quais atividades podem ser realizadas pelo Governo Federal?
- Constituir uma Comissão Interministerial
- Realizar levantamento de iniciativas e boas práticas em âmbito nacional (três poderes e esferas de governo) por meio de parcerias com as agencias governamentais especializadas em gestão documental (Conselho Nacional de Arquivos, Arquivo Nacional, IBICT)
- Revisar e aperfeiçoar o rol de requisitos legais e funcionais necessários ao desenvolvimento do SIGA e demais ferramentas e ativos de processo atinentes à gestão documental
- Pesquisar soluções e potenciais fornecedores existentes no mercado
- Definir modalidade de contratação de fornecedores para os serviços necessários
- Elaborar termo de referência para contratação dos serviços
- Elaborar plano de desenvolvimento do sistema
- Definir órgãos/unidades piloto para implantação
- Monitorar e avaliar os resultados da implementação piloto
- Realizar os ajustes necessários
- Elaborar plano de implantação geral no âmbito do Governo Federal, com ênfase em treinamento e desenvolvimento dos servidores
- Elaborar plano de comunicação para difusão da nova política de gestão documental à população e órgãos das esferas estadual e municipal, bem como dos poderes legislativo e judiciário
- Executar o plano de implantação geral
- Executar o plano de comunicação
- Monitorar e avaliar os resultados da implantação geral

Vcs tem mais alguma consideração a fazer ou podemos considerar essa proposta de ação?

abs
César de Lucca
mediador Desafio 1

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
04/12/12 09:48 em resposta a César de Lucca.
Cesar, acredito que no item 2, quando vc alterou para "Poder Executivo Federal", uma parte da frase original da Neide sumiu. Acho que ficaria assim "Consolidar a implementação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA e também dos arquivos públicos do Poder Executivo Federal, de modo..."

Outra coisa, no item 3, acredito que as atividades propostas acabaram ficando dirigidas para a contratação de serviços para desenvolvimento de sistema informatizado, mas depois das colocações da Neide, entendo que deverá haver um incremento geral de infraestrutura, não só de sistemas. Por isso, proponho a seguintes alterações:

3) Para efetivar esse compromisso, quais atividades podem ser realizadas pelo Governo Federal?
- Constituir uma Comissão Interministerial
- Realizar levantamento de iniciativas e boas práticas em âmbito nacional (três poderes e esferas de governo) por meio de parcerias com as agencias governamentais especializadas em gestão documental (Conselho Nacional de Arquivos, Arquivo Nacional, IBICT)
- Revisar e aperfeiçoar o rol de requisitos legais e funcionais necessários ao desenvolvimento do SIGA e demais ferramentas e ativos de processo atinentes à gestão documental
- Pesquisar soluções e potenciais fornecedores existentes no mercado
- Definir as modalidades de aquisição dos bens e serviços necessários
- Elaborar termo de referência para aquisição dos bens e serviços
- Elaborar plano de desenvolvimento do sistema
- Definir órgãos/unidades piloto para implantação
- Monitorar e avaliar os resultados da implementação piloto
- Realizar os ajustes necessários
- Elaborar plano de implantação geral no âmbito do Governo Federal, com ênfase em treinamento e desenvolvimento dos servidores
- Elaborar plano de comunicação para difusão da nova política de gestão documental à população e órgãos das esferas estadual e municipal, bem como dos poderes legislativo e judiciário
- Executar o plano de implantação geral
- Executar o plano de comunicação
- Monitorar e avaliar os resultados da implantação geral

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
04/12/12 09:58 em resposta a César de Lucca.
Mais uma vez me atrevo a propor algo para os itens restantes.

4) Como verificar se esse compromisso foi cumprido?
Acompanhar o cronograma de implantação do SIGA
Concluir o processo de aquisição dos materiais permanentes e dos serviços que darão suporte à política proposta
Medir e avaliar se houve redução de documentação em papel
Medir e avaliar se houve melhoria de desempenho da capacidade de reposta do Executivo Federal às demandas da LAI
Medir e avaliar a eficácia das ações de treinamento e desenvolvimento de pessoal quanto à consecução dos objetivos estabelecidos para a nova política pública criada

5) Qual o tempo necessário para a efetivação do compromisso – curto, médio ou longo prazo?
Longo

Vamos em frente q o prazo é amanhã ao meio-dia.

Abraços,

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
04/12/12 12:43 em resposta a Helder Alves.
Prezada(o) participante do Diálogo Virtual da Parceria para Governo Aberto,

Nesta quarta-feira, dia 05 de dezembro, ao meio-dia (horário de Brasília), encera-se o prazo para a sociedade civil apresentar propostas de compromissos para o novo Plano de Ação do Brasil.

De acordo com o Manual do Diálogo Virtual, as propostas de compromisso devem:

- estar em harmonia com os princípios da Parceria para Governo Aberto
- se enquadrar em algum dos cinco desafios
- condizer com a realidade do sistema jurídico-administrativo brasileiro
- ser viáveis e
- se referir a ações cuja implementação seja da competência do Poder Executivo Federal, de abrangência nacional

Apenas propostas que atenderem minimamente todos os critérios acima mencionados seguirão para a próxima fase do Diálogo Virtual – redação de propostas – de 6 a 12/12/2012. Para mais esclarecimentos, recomendamos a leitura do Manual do Diálogo Virtual e dos tutorais que estão disponíveis na biblioteca da comunidade.


Contamos com a sua colaboração e agradecemos a sua participação,

Cordialmente,
Equipe Diálogo Virtual da Parceria para Governo Aberto

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
04/12/12 21:35 em resposta a César de Lucca.
Pessoal,

Tentei melhorar a redação do nosso texto e responder as questões que faltavam.
Cabe lembrar que as instituições da Administraçaõ Pública Federal se encontram em diferentes estágios de desenvolvimento da Gestão Documental, um plano detalhado, com previsões de aquisição de software e outras questões muito específicas podem ser adequadas a alguns e não a outros. Então, tentei deixar em um nível mais abstrato.
Cabe lembrar que por Lei, o Arquivo Nacional é o órgão central de coordenaçaõ do SIGA, conforme o Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, criou o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, pelo qual se organizam, sob a forma de sistema, as atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.
Acredito que na fase das proposições governamentais eles poderão melhorar a proposta. O nosso esforço é apenas no sentido do tema ser priorizado no conjunto de proposiçoes da sociedade civil, já que no Plano que está sendo revisado a questão não foi contemplada.
Abraços,
Neide De Sordi


RESPOSTAS ÀS QUESTÕES

1) Que compromisso deve ser assumido pelo Brasil no plano de ação da OGP?
Implantar a Política de Gestão Documental, com a criação, fortalecimento e modernização das estruturas de gestão documental das instituições do Poder Executivo federal e dos arquivos públicos, por meio de infraestrutura material, tecnológica e de recursos humanos habilitados, de forma a garantir que as políticas e atividades do Governo Federal sejam documentadas adequadamente e disponibilizadas para acesso da sociedade.


2) Qual o objetivo desse compromisso?
Consolidar a implementação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA do Poder Executivo federal, bem como dos arquivos públicos federais, de modo a elevar à gestão da informação da Pública à condição de atividade essencial para a consolidação das políticas governamentais de governança e transparência, como a Lei de Acesso à Informação.

Quais os resultados esperados?
• Garantir o cumprimento do que estabelece a CF 1988 em seu art. 216, § 2º – “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;
• Garantir o acesso à informação para subsidiar as decisões governamentais, o
• cidadão na defesa de seus direitos e a produção do conhecimento científico e cultural;
• Garantir que as políticas e atividades do Estado sejam adequadamente documentadas;
• Garantir a melhor preservação, organização e guarda do patrimônio arquivístico do país (definido pela Unesco em 2 a 5% da massa documental produzida);
• Garantir que um menor número de documentos inúteis e transitórios sejam armazenados, acarretando a necessidade de construir ou alugar novos depósitos ou custos vultosos da guarda terceirizada de documentos;
• Garantir a preservada adequada da documentação governamental em formato digital.


3) Para efetivar esse compromisso, quais atividades podem ser realizadas pelo Governo Federal?
• Constituir uma Comissão Interministerial com a participação das agencias governamentais especializadas em gestão de informação e gestão documental, professores e especialistas.
• Realizar diagnóstico da situação da gestão documental nas instituições que integram o Poder Executivo Federal
• Realizar levantamento de iniciativas e boas práticas em âmbito nacional (três poderes e esferas de governo) em parcerias com as agencias governamentais especializadas em gestão documental (Conselho Nacional de Arquivos, Arquivo Nacional, IBICT).
• Elaborar um Plano de Implantação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – PLANSIGA, da Administração Pública Federal com ações adequadas à realidade de cada uma delas, com ênfase em treinamento e desenvolvimento dos servidores.
• Revisar e aperfeiçoar o rol de requisitos legais e funcionais necessários ao desenvolvimento do SIGA e demais ferramentas e ativos de processo atinentes à gestão documental
• Definir indicadores para acompanhar e avaliar a implantação do Plano
• Implantar as ações do PLANSIGA
• Definir órgãos/unidades piloto para implantação
• Monitorar e avaliar os resultados do PLANSIGA
• Realizar os ajustes necessários no PLANSIGA
• Elaborar plano de comunicação para difusão da nova política de gestão documental à população e órgãos das esferas estadual e municipal, bem como dos poderes Legislativo e Judiciário.
• Monitorar e avaliar os resultados do PLANSIGA.


4) Como verificar se esse compromisso foi cumprido?
• Realizar eventos semestrais de controle com os servidores responsáveis pelas atividades de gestão documental das instituições do Poder Executivo Federal para avaliar a implantação do PLANSIGA.
• Medir e avaliar se houve melhoria de desempenho da capacidade de reposta do Executivo Federal às demandas da LAI
• Medir e avaliar a eficácia das ações de treinamento e desenvolvimento de pessoal quanto à consecução dos objetivos estabelecidos para a nova política pública criada

5) Qual o tempo necessário para a efetivação do compromisso
• O PLANSIGA poderá ser dividido em fases a serem definidas posteriormente com um prazo final de 10 anos. As instituições da Administração Pública Federal deverão incluir no PPA recursos necessários para a implantação do PLANSIGA no âmbito das suas unidades da administração direta, autarquias e fundações públicas.


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RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
04/12/12 23:30 em resposta a Neide De Sordi.
Prezada Neide e demais colegas deste tópico
Estou muito satisfeito com o resultado.
Parabéns a todos que colaboraram.
Abraços,

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
06/12/12 00:43 em resposta a Helder Alves.
Cara Neide, Helder e demais participantes.

Esta proposta, da forma como foi apresentada até o momento, seguirá para a próxima fase do Diálogo Virtual – redação de propostas – pois atende os critérios mínimos para a elaboração de um compromisso no âmbito da Parceria para o Governo Aberto no Brasil, de acordo com os termos do Manual do Diálogo Virtual, página 12, transcritos a seguir:

“As propostas apresentadas devem:
- estar em harmonia com os princípios da Parceria para Governo Aberto,
- se enquadrar em algum dos cinco desafios,
- condizer com a realidade do sistema jurídico-administrativo brasileiro,
- ser viáveis e
- se referir a ações cuja implementação seja da competência do Poder Executivo Federal, de abrangência nacional.”

Identificamos, porém, que o atendimento aos princípios da Parceria para Governo Aberto (transparência, participação cidadã, responsabilização e prestação de contas, tecnologia e inovação) precisa ser aprimorado em todas as propostas, de maneira geral.

Na fase que se inicia no dia 06 e segue até dia 12/12, será possível contribuir para que isso aconteça e, consequentemente, garantir que todas as propostas passem para a a fase final de priorização (14 a 17/12/2012). Caso contrário, isto não será possível.

Contamos com a colaboração de vocês nesta nova etapa e agradecemos pela participação.

Cordialmente,

Equipe do Diálogo Virtual da Parceria para Governo Aberto

RE: Gestão da Documentação Governamental
Resposta
07/12/12 14:29 em resposta a César de Lucca.
Informo que essa proposta encontra-se na fase de aprimoramento da redação, no desafio 1, sob número 1.2, disponível no link
http://edemocracia.camara.gov.br/web/acoes-ogp/wiki/-/wiki/Main/1.2+Gest%C3%A3o+da+Documenta%C3%A7%C3%A3o+Governamental

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