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Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança)

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Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança)
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Resposta
02/12/12 16:01
Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança).

Os processos de trabalho nas organizações são geradores diretos de documentos processuais e não processuais e com isso se faz necessário estabelecer regras e normas que sustentem a emissão desses documentos, sejam eles em meio papel ou digital. Pode-se dizer que o volume de produção documental guarda estreita proporcionalidade ao número de processos de trabalho das organizações. De forma que, mesmo que haja eficiência e eficácia na gestão de processos de negócio é preciso pensar na implementação efetiva de política de gestão da informação e documentação.

O primeiro passo se inicia com o fortalecimento e efetivação das competências do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA da Administração Pública Federal (APF), criado pelo Decreto nº 4.915, de 2003, que disciplina aos órgãos da administração pública na implementação de políticas de gestão da informação e documentação. Hoje os órgãos setoriais dos Ministérios são incipientes quanto a este compromisso.

Os processos organizacionais são proporcionalmente geradores de documentos, por conseguinte de informações, que precisam ser monitorados e avaliados. A estratégia da integração das disciplinas de Business Process Management – BPM (Gerenciamento de Processo de Negócio) e Enterprise Content Management - ECM (Gerenciamento de Conteúdo Corporativa) remete-nos ao alcance dos conceitos de Enterprise Information Management - EIM (Gerenciamento da Informação Corporativa) e são os pilares para ampliação e melhoria dos serviços ao cidadão. Alinhar estes conceitos de implementação de projeto de BPM e ECM é de fundamental importância, pois estamos tratando de disciplinas que trabalham de forma conjunta.

A Lei de Acesso à Informação - LAI veio impulsionar as organizações públicas a alargar o seu compromisso na melhoria dos seus processos de negócio, por conseguinte na organização dos documentos e informações, onde a aplicação do BPM e ECM é a essência desse processo.

Para alcançarmos modelos de excelência na prestação de serviços ao cidadão, teremos que implementar o gerenciamento da informação corporativa no âmbito da Administração Pública, com o foco do cidadão e na busca de geração de documentos e processos digitais.

No universo corporativo de uma forma geral, incluindo as organizações privadas, o gerenciamento dos documentos, tanto digitais como os convencionais, começa a ser realizado por meio de sistema informatizado. Porém mais do que uma solução ou um sistema, ao falar-se em Gerenciamento da Informação Corporativa, contemplam-se planejamento estratégico, estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar informações, conteúdo e documentos relacionados aos processos de negócio da organização, que precisam ser modelados e automatizados.

O Gerenciamento da Informação Corporativa - GIC torna a organização capaz de gerenciar os capitais do conhecimento (ambiental, relacionamento, estrutural e humano), reduzir a possibilidade de fraudes e extravios, bem como agilizar a recuperação da informação e o processo de tomada de decisões. O GIC não significa somente guardar arquivos eletrônicos ou digitais, ele alicerça todas as informações referentes a qualquer etapa de processos de trabalho, gerencia os documentos e cuida de toda a vida informacional da organização. As soluções de GIC implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição, controla níveis de segurança, dentre outras funcionalidades importantes para a gestão dos ativos de informação da organização. Assim, este ferramental é considerado como vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento da organização.

O Governo precisa promover ações que visam a implementação urgente de geração documentos e processos eletrônicos que viabilizem serviços e acessos rápidos ao cidadão. Para tanto há de haver um esforço impar da Administração Pública que trata principalmente de políticas de gestão da informação e documentação sólidas e aplicadas e de gerenciamento de processos de negócio. Estes conceitos de forma conjunta descreve a importância da ação: Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança).

Hoje vivenciamos uma imensa produção de documentos que nascem em diversos formatos eletrônicos: documentos em Word, Excel, PowerPoint, desenhos de engenharia, e-mails, dentre outros, sem contar as cópias e versões, provocando má utilização de espaço em discos e base de servidores de TI, bem como custos desnecessários com seu trâmite e armazenamento. Esses documentos representam cerca de 80% da produção documental de uma organização e são classificados como não-estruturados. Somente 20% dos documentos da organização, geralmente considerados como formulários, são estruturados em bancos de dados, organizados e categorizados. O Gerenciamento da Informação Corporativa se preocupa em fornecer soluções de produção, guarda e pesquisa para essa ampla gama de documentos que circulam na organização.

Na era da informação temos desafios impares que nos impulsionam a uma atenção diferenciada quanto ao conceito de gestão de processos e a ciência da informação, principalmente no que tange a arquitetura da informação, que nos eleva a um pensar mais estratégico, envolvendo ações que de certa forma já vivemos, mas não as integramos e que podem ser definidas como “Atos de Transformação”, para o alcance do Gerenciamento da Informação Corporativa, que envolve a aplicação refletida nos processos de: Planejamento Estratégico com Balanced Scorecard - BSC; Gerenciamento de Processos de Negócio - BPM; Implementação de Política de Gestão da Informação e Documentação; Gerenciamento de Projetos e de Portfólio; Aplicação de Modelos de Maturidade; Gerenciamento de Configuração; Programas de Qualidade etc.

Nicir Chaves

Assessora de Gestão Estratégia e Inovação Institucional - Ministério da Previdência Social
Coordenadora da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA da Previdência Social
Gestora Regional DF da ABPMP Brazil (Association of Business Process Management Professionals)

RE: Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança)
Resposta
02/12/12 20:18 em resposta a Nicir Maria Gomes Chaves - MPS.
Nicir, estamos vivenciando grandes transformações na gestão pública brasileira, onde a governança corporativa vem sendo incorporada aos novos paradigmas de gestão, contribuindo assim para o avanço da modernização da gestão, onde o objetivo principal é o fortalecimento da cidadania em nosso país.

" O advento de uma nova adminstração para o desenvolvimento é outra característica da gestão pública contemporânea. A velha administração para o desenvolvimento se baseava em uma idéia nacionalista, xenófoba e autóctone de desenvolvimento. Dicotomizava desenvolvimento econômico e desenvolvimento social e seguia um modelo de planejamento tecnocrático e centralizado, a partir de um forte orgão central de planejamento.
A nova administração para o desenvolvimento baseia-se em um conceito de desenvolvimento aberto, num contexto marcado pela globalização, integração e interdependência. Busca tratar de forma integrada a dimensão do desenvolvimento econômico, do desenvolvimento social e da sustentabilidade ambiental. Também atribui papel central ao Estado, mas numa linha de estado-rede, um elemento concertador, ativador e direcionador das capacidades do mercado e da sociedade civil ".
Humberto Falcão Martins & Caio Marini( in Um Guia de Governança para resultado na Administração Pública)

RE: Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança)
Resposta
06/12/12 16:36 em resposta a João Batista Cavalcanti Batista Cavalcanti.
Ola João Batista, boa tarde.

Com certeza temos muitas iniciativas no contexto de governança, mas ainda não estão em estado solido de execução. Focar nos processos de negócio associados na produção de documento eletrônico, ainda estamos muito incipiente.

Nosso trabalho é que as organizações pensem na disciplina de BPM + ECM = EIM.

Nicir Chaves
Assessora de Gestão Estratégia e Inovação Institucional - Ministério da Previdência Social
Coordenadora da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA da Previdência Social
Gestora Regional DF da ABPMP Brazil (Association of Business Process Management Professionals)

RE: Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança)
Resposta
10/12/12 10:26 em resposta a Nicir Maria Gomes Chaves - MPS.
A demanda da sociedade por maior transparência na administração pública, tem gerado em todas as esferas de governo, uma necessidade de organização de todo acervo produzido. Diariamente, dezenas, centenas, milhares de documentos são gerados e muitas vezes não possuem critérios claros de armazenagem e são de difícil localização caso as informações sejam solicitadas futuramente.

Como foi proposto a " implementação urgente de geração documentos e processos eletrônicos que viabilizem serviços e acessos rápidos ao cidadão" está alinhada as necessidades do século 21 em que cade maneira clara o mundo tem demandado acesso cada vez mais rápido e prático à informação, além de solicitar que os processos governamentais sejam cada vez mais ágeis e econômicos garantindo um maior retorno à população.

Um impacto direto e percebido a curto prazo por meio do processo de estímulo à criação de "políticas de gestão da informação e documentação sólidas e aplicadas e de gerenciamento de processos de negócio" seria a grande redução nos gastos de armazenagem de milhões de m² de documentos geridos pelo governo, além disso, ocorreria um ganho não mensurável no primeiro momento (mas que seria extremamente visível a médio/longo prazo) com o ganho de produtividade nos processos internos e na diminuição da burocracia advindos da automatização dos processos de negócio da organização.

RE: Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança)
Resposta
12/12/12 09:02 em resposta a João Batista Cavalcanti Batista Cavalcanti.
E por falar em fortalecimento da cidadania, a Governança Eletrônica, em questões de sustentabilidade, ressalta mais ainda a importância e o compromisso de todos nós, com reconhecimento político, em exercer a cidadania e praticar ações de sustentabilidade em conjunto. Essa temática perpassa inúmeros eixos estratégicos não apenas da organização que a implementa, mas também do nosso país na economia de gastos e diminuição dos excessos.

RE: Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança)
Resposta
12/12/12 11:15 em resposta a Lídia Gomes Bandeira Barros.
Bom dia a todos,

A Governança Eletrônica na Administração Pública envolve aspectos de tecnologia, infomação e documentação, processo estruturados, visão de futuro, mudança de cultura e tantas outras metodologias que estão inseridas no âmbito de nossa realidade.
O desafio é unir todos esses pontos para realmente avançarmos na excelência dos serviços oferecidos a comunidade. Esta que cada vez mais tem acesso à educação e informação e por conseguinte buscam conquistar seus direitos e cumprir seus deveres.
Um passo importante é a adoção da Gestão por processos para o alcance dos melhores resultados, tendo como base o foco no cidadão e a ênfase
nos valores fundamentais de eficiência e eficácia. Segundo Kiliminnik (1997) as mudanças que estão ocorrendo atualmente nas
organizações têm promovido uma reorganização estrutural, por meio do achatamento das
estruturas hierárquicas através da organização por processo (unidades de negócios),
terceirização de parte de suas atividades (focalização no negócio). Estas mudanças, por sua
vez, alteram a natureza do trabalho e demandam um novo padrão de desenvolvimento
profissional. Por sua vez a Gestão de Processos deve estar integrada constantemente
com a estratégia organizacional. A melhoria de processo só tem sentido se servir para
melhorar a organização de maneira coerente com a sua estratégia.
O que acham da Gestão por processos na Administração Pública? Qual impacto da Gestão por processos na Governança Eletrônica na Administração Pública?

RE: Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança)
Resposta
13/12/12 10:44 em resposta a Renata Paixão Gracindo.
Pr acaso, eu tenho me preocupado muito com esse aspecto da e-Governança, ~interligações por internet, etc.

Acontece que, quando falamos em prpor algo a respeito, é necessário, antes disso, garantir a Segurança das Comunicações Eletrônicas, que andam extremamente frágeis no ambiente público.

Digo dos Filtros necessários nos provedores de internet, nos servidores de e-mail.

Isso é MUITO importante, e já ocorrem problemas AGORA.

Silvia
São Paulo/SP

RE: Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança)
Resposta
15/12/12 01:06 em resposta a Eduardo Bergamaschi.
Eduardo,

A modernização da Gestão Pública brasileira precisa urgentemente da implementação da governança eletrônica.
Att,
João Batista Cavalcanti

RE: Governança Eletrônica na Administração Pública (e-Governança)
Resposta
15/12/12 01:08 em resposta a Renata Paixão Gracindo.
Renata,

A Gestão por Processos na Administração Pública vai contribuir para o fortalecimento da cidadania em nosso país.
Att,
João Batista